如果说以计算机技术和通信技术相融合产生的网络技术在20世纪末掀起了一场轩然大波，那么，毫无疑问，它指的就是电子商务的出现和发展。此处的电子商务是一个广义的概念，它不仅仅局限在商务领域，同时也包括了电子政务等其它电子事务。作为社会经济的基本行为在网络经济时代的体现，电子商务所涉及的一个最根本的问题就是如何利用现代科技实现网络时代的业务流程管理。为了解决这个问题，研究人员在深入研究业务流程本质的基础上，提出了采用作为网络时代业务流程管理的核心工具。
如果说以计算机技术和通信技术相融合产生的网络技术在20世纪末掀起了一场轩然大波，那么，毫无疑问，它指的就是电子商务的出现和发展。此处的电子商务是一个广义的概念，它不仅仅局限在商务领域，同时也包括了电子政务等其它电子事务。作为社会经济的基本行为在网络经济时代的体现，电子商务所涉及的一个最根本的问题就是如何利用现代科技实现网络时代的业务流程管理。为了解决这个问题，研究人员在深入研究业务流程本质的基础上，提出了采用作为网络时代业务流程管理的核心工具。
何谓“工作流”?
顾名思义，工作流应该是工作任务在多个人或单位之间的流转。在计算机网络环境下，这种流转实际上将表现为信息或数据在多个人之间的传送。按照工作流管理联盟(成立于1993年8月的一个专门负责有关工作流标准化工作的国际组织)的定义，工作流指的是“业务过程的部分或全部在环境下的自动化”，它所要解决的主要问题是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者是促使此目标的实现”。
根据这个定义，许多业务过程，如处理、论文、报告及书籍的撰写、项目的申请、贷款的申请、联机销售或购物、旅游产品的预订等等都可以当成工作流加以处理。除了在上述办公、科研、商业、娱乐等领域的应用外，在工业制造行业如CIMS等领域中也涉及到大量的工作流管理问题，如产品图纸的设计过程、产品的生产过程等，都是工作流应用的典型例子。
为了实现对业务过程的工作流管理，需要有相应的软件系统的支撑。此种软件系统我们就称之为(Workflow Management System，WfMS)。根据工作流管理联盟的定义，工作流管理系统是“一种在工作流形式化表示的驱动下，通过软件的执行而完成工作流定义、管理及执行的系统”，其主要目标是对业务过程中各步骤(或称活动、环节)发生的先后次序及同各步骤相关的相应人力或信息资源的调用等进行管理而实现业务过程的自动化。当然此种管理可能会在不同的信息及通信环境下实现，所涉及的范围可以小至一个几人的工作组，也可以大到企业(机构)与企业(机构)之间。
工作流管理系统（WfMS）的三大功能模块
一般而言，所有的WfMS都将包含如下三大功能模块：建立时功能、运行时控制功能、同用户及应用程序的交互功能。
建立时功能 主要目标是通过某种分析、建模及系统定义手段将现实世界的业务过程转化成某种能够被计算机处理的形式化表示。这种形式化表示，我们就称之为过程定义(也称过程模型、过程模板、过程元数据等)。过程定义中一般都包含有对业务过程中的各个活动步骤的描述、同这些活动相关的各种计算机或人工操作、以及在各活动之间进行切换的各种控制规则。过程定义所定义的，实际上就是控制工作流过程执行的各种参数。
运行时实例控制功能 主要进行在某个计算环境中工作流过程的管理及各活动步骤之间的状态转换。运行时控制系统将解释过程定义，完成过程的可操作实例的创建及控制，调度过程中各活动步骤，为所涉及到的用户生成待其处理的任务，并在合适的时机调用有关的应用程序资源，等等。这些服务我们一般就称之为“工作流执行服务”，有些系统可能是通过一个工作流引擎提供这些服务，而在另外一些系统则可能会用到多个协作的工作流引擎。工作流引擎是工作流运行时控制系统的核心部分，各种过程实例的执行都是由它负责完成的。
运行时同用户及应用的交互功能 主要完成对工作流实例执行过程中各种活动的处理。在过程实例的执行过程中，经常需要用户通过某种应用程序来完成过程定义所要求完成的处理或操作，例如填写一个表单，或使用某个应用程序(如字处理软件、绘图软件等)生成新的文档或处理其他活动传递过来的文档等。另外工作流执行服务也可能需要自动的调用有关的应用对数据进行处理，如将某些数据写入到某个数据库系统中、调用某个应用程序对数据进行某种转换等。在不同的WfMS中，工作流执行服务所能访问的应用或资源可能是不一样的，如有些WfMS可能不提供此种能力，有些可能只能访问本地的应用或资源，有些则可能通过某种远程调用机制(如或对象代理等)去访问其他机器上的资源。所有这些构成了运行时交互功能的主要内容。
上面我们介绍了工作流管理中所涉及到的一些基本的概念。这些概念对于我们理解工作流管理的含义、工作流管理系统的作用、它的组成以及其运行过程具有重要的意义。应该指出的是，工作流管理是一个同具体应用关系极为紧密的领域，它的一些基本的思想和作法在许多不同的应用场合及应用系统中都可能会反映出来，这也是导致对工作流管理，不同的人有不同理解的重要原因。